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Noticias e Información para Abogados

Nos han llegado por lo menos tres emails consultando que herramientas recomendamos, y en lo posible que sean gratuitas. Es por ello que nos hemos encomendado en hacer un listado bastante específico con herramientas a las cuales se le puede dar tanto usos específicos para despachos legales, como a cualquier otro uso en una oficina.

En éste post, me enfocaré en aplicaciones para celulares y tablets, en los siguientes para computadoras.

En primer lugar, es menester saber que es de suma importancia probar cada una de las herramientas, y no confiar ciegamente desde el primer momento. Cada una sirve para un o varios usos, tanto específicos como generales.
Entonces, sin ir más lejos, buscaremos ayudar tanto a la organización del estudio, como a la planificación de los tiempos laborales, cosa de optimizar al máximo la jerarquización de las prioridades.
Empecemos con las que yo recimendo según mí entender:

Primero que todo, y es la primera interrogante que nos hacemos a la hora de elegir un celular, es en base a que sistema operativo debe tener. A mi entender, primero recomiendo Android, en segundo lugar Windows y por último Blackberry. Los motivos son simples, Android es libre y gratuito, por lo que tiene millones de aplicaciones, a diferencia de Microsoft, que aún le queda camino por recorrer, como Blackberry (En el cual se encontraba en proceso de quiebra hasta hace poco).

Entre los elementos a destacar, es tener un celular que cumpla con nuestras expectativas, no sea extremadamente complejo de usar (pocas apps, precisas y para usos concretos) y que se use efectivamente como una herramienta y no un elemento para procrastinar.

Entre las aplicaciones que recomendamos están:

  • Para sacar fotos: especialmente útil para sacar a los folios de los expedientes. En éste caso recomendamos tener una cámara con flash, ya que no siempre se cuenta con la luz adecuada en el tribunal.
  • Para sacar fotos y escanear específicamente: aunque parezcan lo mismo, no lo es. Si queremos estar un paso más allá, hay softwares que no solo sacan foto, sino que la transforman en texto y las envían a un espacio en la nube. Podemos recomendar en éste caso Office Lens (Gratuito).
  • Software de visualización de archivos: especialmente útiles para cuando nos mandan documentos. Recomiendo Office para Android (Gratuito). Con el mismo se pueden ver archivos de Word, Excel, PDF, Power Point, Imágenes entre otros.
  • Email sincronizado: Siguiendo con los mismos lineamientos, tener el email del estudio jurídico sincronizado con las push apps. Cosa de no perdernos ningún email importante.
  • Whattsapp: en éste caso lo recomiendo solo para el uso entre colegas. A todos los clientes siempre les digo que no respondo por ese medio, ya que hacen uso y abuso gratuito de esa herramienta.
  • Google Calendar: especialmente útil ya que nos permite programar recordatorios a través de emails, notificaciones y hasta mensajes de texto. Todo gratuitamente y sincronizado desde el celular con la computadora. Recomiendo usarlo especialmente cuando tenemos una secretaria, para que nos cargue las audiencias o contestaciones que debamos hacer, pero todo esto en un calendario compartido. Entonces ella desde la oficina ingresa los eventos y nos llega automáticamente al celular. Poderosa herramienta si se le da un correcto uso.
  • Un sistema de agenda única y compartida: Si usas Android, podes tener una agenda en el celular y sincronizada con tu cuenta de Gmail o Google Apps. De ésta forma los contactos serán visibles tanto desde el celular como desde la computadora en la oficina o donde estés. Especialmente útil por si te extraen el celular o se avería.
  • Un gestor de archivos en la nube: Existen muchos, desde el clásico Dropbox, que se sincroniza con Office (recientemente han firmado un acuerdo para ello) o Skydrive de Microsoft, que también se sincroniza con Office nativamente. Sino, otro recomendado es Google Drive, que se sincroniza con Google Docs (Un tipo Office minimalista, con menos funciones pero muchísimo más simple y totalmente gratuito), Google Calendar y otros. Especialmente útil cuando no estamos en la oficina y necesitamos un archivo importante.
  • Un gestor de despachos, y si es en la nube, mejor. En éste campo es difícil de recomendar, ya que simplemente éste tipo de softwares lo que hace es nuclear todos los previos mencionados en una sola interfaz, donde la mayoría son pagos. En lo personal, no recomiendo ninguno, depende de cada uno si pagar o no en base a las necesidades e ingresos de cada profesional.

Y para terminar, a riesgo de quedarme corto con el artículo, es fundamental tener un orden en las cosas. Ejemplo: si tenemos un gestor de archivos en la nube, como DropBox, tener carpetas por cada cliente, y dentro de cada una carpetas con cada etapa en la que se encuentra en el proceso y recién ahí los archivos específicos.